Уведомление об обработке персональных данных - документ, который оператор подаёт в Роскомнадзор до начала обработки персональных данных, если не подпадает под исключения ст. 22 152-ФЗ. Для сайта с формой обратной связи, заявкой или подпиской это обязанность почти всегда: исключения (обработка только данных сотрудников по трудовому договору, обработка без автоматизации и ряд других) на практике сайтов почти не касаются.
Коротко
- Уведомление подаётся до начала обработки персональных данных - по ст. 22 152-ФЗ.
- Подача - через личный кабинет на сайте Роскомнадзора, бесплатно.
- Без уважительной причины пропустить уведомление - нарушение по ч. 10 ст. 13.11 КоАП.
- При изменении состава обрабатываемых данных или целей обработки уведомление нужно обновлять.
- Отдельно от уведомления существует обязанность сообщить об утечке в течение 24 часов - это другой документ и другой срок.
Кто обязан подавать уведомление
Обязанность возникает у оператора персональных данных - лица, которое определяет цели и состав обрабатываемых данных. Для сайта это, как правило, его владелец: юридическое лицо, ИП или физическое лицо, если оно самостоятельно администрирует форму сбора данных. Обработка данных только сотрудников в рамках трудовых отношений и без передачи третьим лицам - одно из немногих исключений, при котором уведомление не требуется. Обработка данных клиентов, посетителей, подписчиков рассылки под исключение не подпадает.
Что указывается в уведомлении
- Сведения об операторе: наименование, ИНН, адрес
- Правовое основание обработки - согласие субъекта, договор, требование закона
- Цели обработки персональных данных
- Категории обрабатываемых данных и субъектов (клиенты, посетители сайта, сотрудники)
- Перечень действий с данными: сбор, хранение, использование, передача, удаление
- Сведения о трансграничной передаче, если данные передаются за пределы России
- Меры по обеспечению безопасности данных
Как подать уведомление пошагово
- Зарегистрироваться в личном кабинете оператора на сайте Роскомнадзора.
- Заполнить форму уведомления - реквизиты организации, цели обработки, состав данных, основания.
- Указать меры по защите данных, которые реально применяются на сайте и в инфраструктуре.
- Отправить уведомление и дождаться включения в реестр операторов.
- Проверить, что запись появилась в реестре операторов персональных данных Роскомнадзора.
Частые ошибки при заполнении
Чаще всего уведомление расходится с тем, что сайт реально делает: указаны не все цели обработки (например, забыта аналитика или email-рассылка), не указана трансграничная передача при использовании зарубежных сервисов аналитики, не обновлены сведения при добавлении новой формы сбора данных на сайте. Уведомление, которое формально подано, но не соответствует практике сайта, при проверке снижает доверие к остальным документам оператора, а не только к нему самому.
Что проверить у себя
- Подано ли уведомление в Роскомнадзор и отражена ли организация в реестре операторов
- Совпадают ли указанные в уведомлении цели и состав данных с тем, что сайт реально собирает
- Указана ли трансграничная передача, если используются зарубежные сервисы
- Обновлялось ли уведомление при последнем изменении форм сбора данных на сайте
Частые вопросы
Нужно ли платить за подачу уведомления? Нет, подача уведомления в Роскомнадзор бесплатна, платить нужно только за подготовку документов, если она делается не самостоятельно.
Что будет, если не подать уведомление? По ч. 10 ст. 13.11 КоАП предусмотрен штраф за неподачу уведомления в установленных случаях - размер зависит от статуса нарушителя.
Нужно ли обновлять уведомление после подачи? Да, если меняются цели обработки, состав данных, появляется трансграничная передача или меняются реквизиты оператора.
Проверить, требуется ли вашему сайту уведомление и что ещё нужно из документов по 152-ФЗ, можно бесплатно за минуту - форма проверки сайта. Готовый шаблон уведомления и остальные документы базового пакета - на странице документов по 152-ФЗ.